Comment gérer son fonds de caisse ?
Suivre son fonds de caisse permet d’assurer la traçabilité financière précise et fidèle de son salon, spa ou institut. Mais comment le gérer au quotidien ? Et éviter les erreurs de caisse ? Kiute Pro vous dévoile tout.
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Depuis le 1er juillet 2018, les salons, instituts et spa, sont assujettis à la TVA. Ces professionnels ont recours à un logiciel ou un système de caisse sécurisé et certifié. Il doit être attesté par un certificat de conformité, comme Kiute Pro. La caisse regroupe l’ensemble des opérations effectuées en espèces dans la journée, encaissements des clients et décaissements. Elle permet ainsi la tenue d’un livre de caisse numérique comptable et fiscal. Et ce, en recensant quotidiennement les recettes et les dépenses. Utile, il présente le détail des prestations et des produits vendus. Il faut pour cela avoir un suivi rigoureux.
Que doit préciser mon récapitulatif journalier ?
Il doit mentionner tout le suivi de la journée. C’est-à-dire ? La ventilation des recettes : remises, ristournes, réductions sur ventes éventuellement, taux de TVA, types de produits, quantités, remises, ristournes, etc. Mais également le mode de règlement des clients. Il ne se limite pas aux espèces mais il recense instantanément les encaissements par tous les moyens de paiements utilisés. (cartes bleues, chèques, paiement électronique). Le suivi comprend les recettes mais également les sorties de la caisse. (prélèvements personnels, paiements de factures, ventilation des remises de banque, etc). Vous l’aurez compris, la différence entre les recettes et les dépenses constituent le fameux fonds de caisse. Si votre logiciel de caisse fait la majorité du boulot pour vous, il faut tout de même le contrôler !
L’inventaire, élément essentielle !
Ainsi des inventaires physiques sont nécessaires pour vérifier l’exactitude des écritures saisies. Car, s’il y a des écarts monétaires, cela peut mettre en évidence des soucis de gestion, des failles de saisie, des pertes, des vols… Et, gare au risque de rejet de l’ensemble de la comptabilité par l’administration fiscale. Pour cela, vous n’avez besoin que d’un peu d’organisation. Faîtes en fin de journée, un inventaire de la caisse afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre l’inventaire théorique et l’inventaire physique. Laissez un fonds de caisse identique chaque jour et limitez le solde de caisse en réalisant des dépôts en banque régulièrement. Ce dépôt correspond à la recette des espèces moins les retraits ou règlements des espèces.
Quant au grand inventaire de caisse, il est fait au moins une fois par an à la date de clôture du bilan. Et toutes les transactions (justificatifs de recettes et de dépenses) enregistrées sur le logiciel de caisse et le journal de caisse doivent être conservés pendant huit ans. La justification des mouvements de caisse est indispensable. Elle sert de base en cas de contrôle fiscal.
Que faire en cas d’erreur de caisse ?
Réagir illico ! Car la caisse ne peut jamais être négative. Et le contexte actuel de crise économique et financière fragilise terriblement les entreprises. Statistiquement, le délai moyen entre la survenue d’un incident de paiement dans une entreprise et la mise en cessation de paiement de celle-ci est plus court qu’auparavant. Il est désormais compris entre trois et six mois. Alors le maître mot à garder en tête comme une obsession : anticiper !
Vérifier les tickets de sa caisse
Même en cas d’excédent, mieux vaut chercher d’où vient l’erreur. Vérifiez tous les tickets de caisse. Et si vous découvrez un trop-perçu sur une fiche d’un client, prenez contact avec lui et suggérez-lui de le déduire lors de sa prochaine visite. Plus délicat si votre inventaire de caisse stipule un trou de caisse malgré votre système de prévision de trésorerie. Plusieurs explications sont à distinguer. Au-delà des erreurs humaines, un écart de caisse peut provenir également d’une action intentionnelle comme le vol. Le suivi de la caisse est donc important afin de corriger les écarts au plus vite. À vous de mettre en place des outils de suivis conformes ainsi que des moyens de contrôle.
Mais comment procéder et réagir quand un de vos employés fait une erreur de caisse ? Ces sommes peuvent-elles faire l’objet d’une retenue sur salaire ? Quelles sont les autres sanctions ou moyens d’actions qui peuvent être envisagés ? Le fait qu’il y ait un déficit dans la caisse ne signifie pas automatiquement que celui-ci soit redevable envers vous des sommes manquantes. En effet, il faut, pour ce faire, que la responsabilité civile de l’employé puisse être engagée. Il bénéficie donc d’une immunisation de responsabilité en cas de faute légère occasionnelle. L’employé n’est donc, en d’autres termes, pas tenu de supporter les conséquences de sa faute légère occasionnelle. Et un trou dans la caisse accidentel est considéré comme une faute légère.
Régler le litige en cas de problème de caisse
En revanche, si le vol est constaté (la charge de la preuve du vol incombe à l’employeur) ou que des erreurs de caisse sont régulières par la même personne, plusieurs cas de figure s’offrent à vous. Mais il est conseillé tout d’abord de constater par écrit avec accusé de réception, chaque déficit de caisse en y précisant la date et le montant. Si toutes les conditions sont réunies pour que la responsabilité civile de l’employé puisse être engagée, les sommes manquantes pourront être réclamées au salarié. À cet égard, l’article 18 de la loi du 3 juillet 1978 énonce que le travailleur ne répond du dommage causé à l’employeur que s’il a commis un vol, une faute lourde ou une faute légère présentant un caractère habituel plutôt que accidentel. Les sommes manquantes peuvent être retenues sur la rémunération du salarié.
Toutefois, pour qu’une telle retenue puisse être opérée, il faut une reconnaissance du collaborateur quant aux dommages et intérêts dont il est redevable. Il faut également l’établissement d’une convention, après les faits donnant lieu au dédommagement, entre vous et le salarié. Ladite convention doit fixer le montant et les modalités de versement des dommages et intérêts.
La retenue ne pourra, en outre, pas excéder 1/5e de la rémunération nette de chaque paie.
Un amende en cas d’erreur ?
Et l’amende infligée au salarié ? C’est possible. Mais pour que cette sanction soit appliquée, il faut que celle-ci soit prévue au règlement de travail. Il doit décrire avec précision le manquement susceptible de donner lieu au paiement de l’amende. Donc, dans ce cas, les déficits de caisse récurrents au cours d’une période donnée. Il est nécessaire aussi de préciser que les montants des amendes ne peuvent être conservés par l’employeur mais doivent être utilisés au profit du personne
Que mettre en place en cas de déficits récurrents ?
Procédure en cas de vol légalement prouvé
Des déficits de caisse récurrents induisent une perte de votre confiance vis-à-vis de votre salarié et par conséquent la volonté de s’en séparer. Ces trous de caisse réguliers peuvent ainsi constituer un motif de licenciement. Il est nécessaire toutefois, de réaliser un dossier composé de plusieurs avertissements préalables pour éviter le risque d’être condamné pour licenciement déraisonnable.
Si le déficit de caisse résulte d’un vol, vous pouvez envisager de licencier votre salarié pour motif grave si le vol peut être légalement prouvé et qu’il notifie la rupture dans le délai de 3 jours de la connaissance des faits. Il importe cependant pour l’employeur d’être extrêmement prudent pour ce type de licenciement et de toujours demander l’avis préalable d’un professionnel qualifié (avocats, experts comptable…).
Prime à la bonne tenue de caisse
Un moyen d’action plus positif que le fait d’infliger des sanctions à ses collaborateurs : la prime. Pour ceux qui ne ne seraient à l’origine d’aucun déficit de caisse au cours d’une période donnée. Soyez vigilant tout de même au fait que la mise en place du paiement d’une telle prime doit respecter la norme salariale.
La gestion de son fonds de caisse repose sur des pratiques comptables strictes et parfois complexes. Vous l’aurez compris, tenir une caisse comptable ne s’improvise pas. Opter pour Kiute Pro, c’est faire un pas dans le monde numérique avec un système de caisse sécurisé qui vous fera gagner un temps précieux. Autre avantage : vous vous assurez en permanence des écritures justes, chaque écart avec le fond final étant systématiquement calculé. En bonus, avec votre logiciel de caisse vous consultez des statistiques synthétiques de votre activité, utiles pour mieux gérer votre commerce. Vous visualisez ainsi en un clic que telle prestation s’est mieux vendue ou qu’elle doit être boostée en priorité, par exemple.
L’équipe Kiute Pro est là pour vous doter et vous accompagner à trouver les meilleures solutions pour développer le business de votre salon, manager de façon efficace vos équipes. Découvrez les outils qui vous correspondent. Demandez votre démonstration, c’est gratuit !
