Agenda papier VS agenda en ligne pour votre salon : un match inégal !
Selon une étude menée par OpinionWay, 62% des actifs français éprouvent souvent le sentiment de manquer de temps ! Outil incontournable pour une organisation optimale, l’agenda, qu’il soit papier ou digital, permet de planifier des tâches en adéquation avec le temps dont on dispose. Pour les professionnels qui exercent dans les secteurs du bien-être et de la beauté, il constitue un support indispensable pour organiser les rendez-vous clients et l’emploi du temps des collaborateurs.
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L’agenda papier : un outil rassurant et familier
Les amoureux du papier et du stylo aiment toucher ses pages. Humer son odeur et inscrire leurs rendez-vous sur les lignes prévues à cet effet sont leurs péchés mignons. Intemporel, l’agenda papier continue de séduire le grand public qui voit en lui le moyen de reprendre le contrôle sur le temps qui s’écoule inexorablement. Cet « objet de plaisir », comme le titrait le journal Le Parisien en 2016, a une dimension émotionnelle importante. Et relève incontestablement de l’intime. Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? On fait le point.
Les avantages de l’agenda papier
Pratique : son principal avantage réside indéniablement dans sa simplicité d’utilisation. Il suffit en effet d’être armé d’un stylo pour s’en servir.
Salvateur : certains considèrent que le fait d’inscrire des tâches sur une feuille contribue à mettre de l’ordre dans les idées. En d’autres termes, en notant vos rendez-vous dans un agenda papier, vous délestez votre esprit des informations qui l’encombrent.
Les inconvénients de l’agenda papier
Rigide : l’agenda papier est un outil simple qui ne dispose d’aucune fonctionnalité. De ce fait, il ne peut pas nous « rappeler » un rendez-vous important. Ou encore se mettre à jour automatiquement lorsqu’un client annule sa venue…
Inaccessible : il ne nous accompagne que rarement dans nos déplacements et reste bien souvent posé sur le bureau. Peu accessible, il n’offre donc pas la possibilité à ses utilisateurs de modifier son contenu à tout moment.
Restreint : une planification limitée à l’année en cours. Ou même des grilles horaires quotidiennes prédéfinies et des espaces restreints pour prendre des notes font de l’agenda papier un outil peu flexible. De plus, son format rend toute tentative de modification très compliquée. Gommer ou raturer sont les seules actions possibles. Or, vous en avez probablement déjà fait vous-même le constat : relire un collègue peut parfois s’avérer être très compliqué !
Un agenda en ligne pour améliorer votre productivité
L’essor des smartphones, ordinateurs et tablettes a contribué à le populariser. Au point de lui offrir une place centrale dans nos vies d’occidentaux pressés. Indestructible, l’agenda digital offre des possibilités innombrables. Par exemple donner de la visibilité aux professionnels qui souhaitent garder un œil vigilant sur leur emploi du temps. Zoom sur cet outil multifonctions qui n’a pas fini de nous étonner !
Les avantages de l’agenda en ligne
Accessible : il peut être consulté à tout moment dès lors que vous possédez un ordinateur, un smartphone ou une tablette… Grâce à lui, vous pouvez ainsi connaître vos disponibilités en un clic. Le travail collaboratif est également grandement facilité puisque chaque collaborateur peut être informé en temps réel des modifications apportées au planning.
Multifonctions : l’agenda en digital offre de nombreuses fonctionnalités permettant de programmer des rappels, de créer des codes couleurs ou encore d’ajouter des commentaires. Des options qui contribuent indéniablement à rendre votre emploi du temps plus lisible et compréhensible. De plus, sur ce support, il est très facile de supprimer un rendez-vous annulé ou de faire apparaître un quelconque changement dans le déroulement de la journée.
Compatible : avec de nombreuses applications digitales, l’agenda électronique permet de créer un système d’organisation personnalisé et sophistiqué. Il vous offre notamment la possibilité de gérer plusieurs plannings à partir d’un même calendrier. De manière à conserver toutes les informations qui vous semblent essentielles en un seul et même endroit.
Illimité : vous souhaitez inscrire les congés annuels de vos collaborateurs dans le planning collectif afin de pouvoir commencer à organiser l’année prochaine ? C’est possible ! À l’inverse de l’agenda papier, l’agenda électronique permet une planification à long terme.
L’importance du choix
Il est difficile de trouver des inconvénients à l’agenda en ligne tant il offre des possibilités innombrables. Toutefois, pour bénéficier de fonctionnalités complètes et adaptées à votre secteur d’activité, il est indispensable que vous le choisissiez avec soin. En effet, en tant que gérant d’un espace dédié à la beauté et au bien-être, vous avez des besoins organisationnels particuliers et il est essentiel que votre agenda les prenne en compte. À ce sujet, nous ne saurions d’ailleurs que trop vous conseiller de découvrir l’offre de Kiute Pro !
Kiute Pro : un agenda intelligent au service de votre salon de coiffure, institut de beauté ou spa
Premier logiciel tout-en-un, Kiute Pro apparaît comme un outil complet à même de répondre aux besoins des salons de coiffure, instituts de beauté ou spas qui souhaitent gagner du temps et développer leur activité sereinement. L’agenda en ligne inclut dans la solution vous permet d’organiser le planning de votre personnel et de gérer vos équipements, à tout moment, depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Les mises à jour se font automatiquement et toutes les données enregistrées sont protégées ?.
Notifications automatiques
Grâce à la fonctionnalité « recherche de disponibilité », la prise de rendez-vous par téléphone est grandement simplifiée. Ces derniers sont confirmés aux clients par e-mail ou par SMS – suivant les options choisies – afin d’éviter tout oubli et de vous garantir un remplissage optimal. Si, malgré tout, un client ne se présentait pas au rendez-vous programmé, une notification automatique pourrait lui être envoyée de manière à l’encourager à choisir un nouveau créneau. Pratique pour fidéliser la clientèle !
Gestion des temps de pose
Enfin, il permet aussi de gérer les temps de pose pour les prestations composées de plusieurs étapes. Et vous êtes bien placé pour savoir qu’elles sont nombreuses dans les métiers de la coiffure et de la beauté. Dans le cas d’une coloration en salon par exemple, le collaborateur pourra s’occuper d’un autre client durant toute la durée de pose du produit qui sera, évidemment, précisée dans son agenda.
Réservations en ligne simplifiées
Cet agenda intelligent dispose également de deux modes pour la réservation en ligne. Le mode petit palier permet de proposer un maximum de créneaux horaires aux clients afin de satisfaire toutes les envies. Et celui du remplissage optimal offre quant à lui la possibilité de définir des tranches horaires plus larges : les clients ont moins de choix mais les créneaux sont alors libérés au fur et à mesure des réservations afin que les rendez-vous s’enchaînent naturellement et qu’il n’y ait pas de trou dans le planning.
3 solutions pour ne plus avoir de trou dans son agenda
Le secteur de la beauté et du bien-être évoluent et les professionnels doivent pouvoir s’adapter rapidement aux nouvelles exigences de leur clientèle. Pour cela, être armé d’un agenda en ligne, à même d’optimiser au mieux votre emploi du temps, apparaît donc indispensable ! Pour en savoir plus sur les solutions sur-mesure conçues par Kiute Pro, demandez dès à présent une démo gratuite.
