Congés payés : comment gérer le planning des vacances de l’équipe au salon
Quand on manage une équipe, la question cruciale des congés payés, les fameuses vacances, arrive souvent dans les conversations. Kiute Pro fait le point sur cette thématique et sur l’organisation à adopter pour un fonctionnement optimal de votre salon.
Dans cet article
Pour être irréprochable et avoir une équipe motivée, le sujet des congés payés est à prendre très au sérieux. Les interrogations qui reviennent le plus sont celles liées au nombre de jours à prendre ou pris, ou aux dates. Si vous n’êtes pas parfaitement au fait de la manière dont vous devez procéder, vous risquez de vous compliquer la vie et d’avoir en face de vous des employés insatisfaits.
Le calendrier des congés payés
Aussi euphorisante soit la perspective des prochaines vacances et la prise des congés payés, on ne peut pas faire n’importe quoi avec les jours off que l’on possède sur son compteur. Et en tant qu’employeur, vous devez faire attention à ce que vous pouvez imposer ou pas. Voici les règles.
L’acquisition
Un employé cumule 2,5 jours de congés ou 2,08 selon la règle adoptée dans l’entreprise par mois.
Cette règle est valable pour tous les employés de l’entreprise, qu’il soient à plein temps ou non.
La prise des congés payés
Le nombre de congés cumulés une année de référence N sont à prendre l’année N+1, de juin à fin mai. Ou, selon la convention collective, de début mai à avril. (soit une possibilité dans ce cas de prendre ses jours de l’année de référence N un mois avant la fin du cumul).
Par exemple : Si votre employé cumule 2,5 jours de congés par mois de juin 2019 à mai 2020. Il pourra les prendre de juin 2020 à mai 2021.
Le calcul des congés payés
S’il est facile de savoir combien de jours sont cumulés au départ, le décompte est plus compliqué. Soyez clairs avec vos employés à ce sujet. Ou renvoyez-les vers une personne référente pour conserver un climat de confiance dans votre entreprise.
Voici donc comment on calcule le nombres de jours de vacances pris.
Le décompte des congés payés
Première chose à bien avoir en tête : la différence entre jours ouvrés et jours ouvrables.
- Les jours ouvrés sont les jours d’ouverture de votre salon.
Si vous ouvrez du lundi au vendredi ou du mardi au samedi, l’entreprise a 5 jours ouvrés par semaine.
- Les jours ouvrables se composent de tous les jours de la semaine sauf le dimanche (du lundi au samedi).
Si votre entreprise calcule 2,5 jours de congés par mois par employé, le calcul des jours se fait en jours ouvrables.
Concrètement, pour 1 an travaillé, un employé cumule (2,5×12=) 30 jours de congés. Pour une semaine de congés, il doit poser 6 jours.
Ainsi, il a bien 5 semaines de congés payés. 5 (semaines de congés payés) x 6 (jours ouvrables par semaine prise) = 30 (jours cumulés dans l’année).
On commence à décompter les jours à partir du premier jour de vacances.
Un employé qui prendrait la semaine du lundi 22 juillet 2019 et qui reprendrait le mardi 30 juillet, dans une entreprise qui ouvre du mardi au samedi, se verrait décompter le mardi 23, mercredi 24, jeudi 25, vendredi 26, samedi 27, lundi 29 juillet (6 jours).
On compte tous les jours ouvrables entre le premier jour de congé et celui de la reprise. Un employé (dans la même entreprise que l’exemple précédent) qui prend un jeudi se verra décompter 1 jour uniquement. Alors qu’un employé qui prend un samedi se verra décompter deux jours sur ses 30 jours. (le samedi et le lundi qui est ouvrable et non ouvré).
Dans une entreprise qui calcule 2,08 jours de congés par mois, on compte en jours ouvrés. Soit uniquement les jours d’ouverture de l’entreprise.
Concrètement, comme le nombre de jours cumulés correspond exactement aux 5 semaines de congés payés, un jour posé = un jour décompté, dans tous les cas. Le samedi compte alors comme les autres jours.
La période d’été
Chacun de vos employés devront prendre jusqu’à 24 jours pendant la période d’été (et 12 au minimum), qui court du 1er juin au 31 octobre.
- Si un salarié a cumulé 12 jours ou moins, il devra prendre ses congés d’été en une fois.
- S’il ne peut pas prendre ses 24 jours pendant cette période, il a droit à un jour de congé supplémentaire, s’il lui en reste entre 3 et 5 jours. Et 2 jours de congés supplémentaires s’il lui en reste 6 à poser.
A noter : Si les congés payés ne sont pas pris, ils sont perdus; mais ils peuvent tout à fait être indemnisés à hauteur du coût des CP non pris ou être reportés. Dans la grande majorité des cas, l’employeur permet à son employé de profiter de congés pour lesquels il a préalablement travaillé.
L’organisation des congés payés
Récoltez les souhaits
Il n’y a pas de secret, pour que toute l’équipe se sente bien, il faut que chaque membre se sente écouté. Veillez à ce que les envies de vacances de l’équipe soit comblées au maximum.
Informez l’équipe
Vous vous devez d’informer l’équipe au minimum 1 mois avant les congés. Nous vous conseillons de doubler le timing (2 mois avant) pour permettre à l‘équipe de s’organiser le plus tôt possible.
En plus d’un affichage papier visible dans une salle commune ou au vestiaire, veillez à bien noter les jours off de chacun dans votre planning en ligne.
Anticipez les périodes de congés
Bien prévoir en amont les périodes de congés de chaque membre de l’équipe permet de mieux vivre les semaines où les effectifs sont réduits d’une part et de mieux gérer les réservations d’autre part. Pour les habitués qui souhaitent venir avec un professionnel en particulier, indiquez sur l’agenda en ligne les jours où tel ou tel membre de la team est indisponible.
Avoir une vue d’ensemble, cela vous permet à vous en tant que manager d’éviter le rush en embauchant une aide pour toute la période estivale par exemple. Ou de voir qui a pris le plus de congés sur cette période pour rééquilibrer les choses sur la période d’hiver. Faites en sorte que les avantages de certaines périodes de vacances ne bénéficient pas toujours aux mêmes.
Trucs et astuces pour optimiser votre gestion du temps
Les règles des congés payés n’ont plus de secrets pour vous ? Etes-vous au point pour la période estivale qui approche ? Faites une dernière vérification pour voir si les souhaits de chacun ont été pris en compte, assurez-vous que toute votre équipe comprend également le système de calcul pour éviter les quiproquos et contrôlez enfin que toutes les informations transmises aux clients via votre site internet sont bonnes. Pour vous faciliter la tâche, optez pour une solution digitale adéquate. Pour savoir pour quelle formule Kiute Pro opter, profitez dès à présent d’une démonstration gratuite.
